كيف تتعامل عند تعدد المهام

لدى جميع الرجال والنساء الناجحين ميزة مشتركة، وهي أنَّهم يبدؤون يومهم باكراً لأنَّ ذلك يعطيهم الوقت للجلوس، والتفكير، والتخطيط ليومهم. فمع مرور اليوم يبدأ مستوى نشاطك بالانخفاض وهذا يؤثر في إنتاجيتك وبالتالي فإنَّ أداءك سيتأثَّر أيضاً. يجب على المرأة العاملة تخصيص وقت لأطفالها، لأن ذلك سوف يزيد من الترابط الأسري بينكم ويقربكم من بعض، وذلك باستغلال أوقاتكم للعب سوياً أو مشاهدة فيلم مفضل لكم سويأ وقضاء ليلة ممتعه معاً. تحديد وجبات الأسبوع وتخزينها لسهولة تحضيرها، إلى جانت إنها سوف تخفف المهام والشعور بالتوتر أثناء اليوم. الاستعانة بوجود راعية أطفال أثناء العطلات، للاعتناء بأطفالك والاطمئنان عليهم أثناء وجودك بـ العمل، ولا تنسي أن تبقي على اتصال بهم.

كيف تتعامل عند تعدد المهام

• هناك فئة من الناس تعتقد أن تعدد المهام هو نقطة قوة لهم، ولكن في الحقيقة ضرر تعدد المهام أكبر من نفعه، تعدد المهام يسبب قصور في الإنتاجية، حيث تتواجد بكامل تركيزك في مهمة معينة وفجأة تتركها وينقطع حبل أفكارك.
• فمع بدء تشغيل الجهاز سوف يظهر لك الشكل المبين فى شكل رقم 1 لاحظ ان الصورة الموجودة على سطح المكتب تختلف من جهاز الى آخر وكذلك مكونات سطح المكتب كما سيرد لاحقا.
• هدفي تقديم قيمة حقيقية تستحق وقت القراء الأعزاء وتساعدهم على النجاح.

لنفترض أنّه عليك العمل على بعض الملفات المهمّة خلال يوم شاق مليء بالمهام الأخرى. قد تتمكّن من إنجاز هذه المهمّة في الوقت المناسب إلى جانب عدد من المهام الأخرى، لكن من الجيّد أيضًا أن تلقي عليه نظرة أخرى مع نهاية النهار بعد إنهاء جميع أعمالك، فهذه الخطوة تتيح لك تصحيح أيّة أخطاء لم تنتبه لها. وتساعدك على تجنّب ارتكاب ذات الخطأ في المرّات المقبلة الأمر الذي يرفع من كفاءتك خلال إنجاز المهام المتعدّدة. إن أردت إنجاز أعمالك على أتمّ وجه، فلابدّ لك من تجنّب كلّ ما يشتّت انتباهك، خاصة عند القيام بتعدّد المهام، فهذه العملية تستنفذ الكثير من طاقتك، وفي حال كان هناك ما يشتت انتباهك فسوف يصبح الأمر مرهقًا أكثر. ابحث عن مكان مناسب لتعمل فيه كما ترغب دون أيّ إزعاج أو مقاطعات، أو أصوات.

في تلك الحالة أنت تحتاج لوضع مدة زمينة لكل مهمة، لقد جربت هذه الاستراتيجية وقد كانت فعالة معي. عندما ترغم نفسك على وقت معين ستجد أنك تلتزم به، وأن عقلك وجه كل تركيزه في إنهاء المهمة قبل الموعد. ارفض بأدب قبول أيَّة مهام إضافية إذا كنت تعتقد أنَّك مُثقَلٌ بالعمل. وقبل أن تقبل أداء أيَّ أعمالٍ إضافية، ألقِ نظرةً على “قائمة مهامك”. والأفضل من ذلك أن تأخذ إجازةً من العمل وتقضي بعض الوقت مع الأصدقاء والعائلة.

كيف تتعامل عند تعدد المهام

• يوفر هذه الموقع سلسلة رائعة من الأدوات التي تساعد المستقلين في تتبع المهام لزيادة الإنتاجية، أيضًا أدوات للأشخاص المسوفين الذين يماطلون في أداء مهامهم، وأدوات لإدارة الوقت، وأدوات أخرى لتساعد في أشياء مختلفة مثل إدارة المشروعات.
• قد تتمكّن من إنجاز هذه المهمّة في الوقت المناسب إلى جانب عدد من المهام الأخرى، لكن من الجيّد أيضًا أن تلقي عليه نظرة أخرى مع نهاية النهار بعد إنهاء جميع أعمالك، فهذه الخطوة تتيح لك تصحيح أيّة أخطاء لم تنتبه لها.
• وهنا لابدّ أن تكون على استعداد لتشارك معهم أمثلة على هذه المهارة سواءً خلال المقابلة الوظيفية أو عن طريق سيرتك الذاتية.
• بدلًا من ذلك قم بإنجاز مهمة صعبة أو تحتاج تركيز وبعدها مهمة بسيطة حتى تسترجع نشاطك وتركيزك مرة أخرى، وبالتأكيد خذ فترة استراحة كما قلنا.
• ضع من الآن نظام جديد لنفسك، أنك لن تتواصل معهم إلا في وقت محدد مثلًا في فترات الاستراحة أو بعد الظهر، بعض الزملاء قد لا يعجبهم هذا النظام وهذه الصرامة، ولكن أنت تفعل كل هذا لمصلحتك.

حاول تجنب هؤلاء الأشخاص في العمل الذين لا يعملون جيدًا مع الآخرين. ابدأ يومك بتغذية جيدة، وتخطيط مناسب، وسلوك إيجابيًا، حتى تستطيع التعامل بشكل أفضل مع ضغوط العمل. ولمعرفة المزيد عن أهم المهارات الأخرى التي يمكنك كتابتها في السيرة الذاتية فلا تتردّد في قراءة مقالنا حول أهم مهارات الموظف الناجح. معرفة ممتازة بمبادئ وإجراءات وأدوات إدارة البيانات ؛ يحتفظ بمصادر البيانات المستخدمة لتطوير الإحصاءات الاقتصادية بناءً على أفضل الممارسات لجمع البيانات والتحقق من صحة البيانات. أقرأ باستمرار في الكثير من المجالات، وخصوصاً في مجال التسويق والعمل اونلاين.

ثم بدأ الناس يدركون أنه عندما يكون لديهم هاتف في أذنهم ويقومون بإجراء الحسابات في نفس الوقت، فإن سرعتهم ودقتهم تقل. لا تكتفِ بذكر حقيقة أنّك شخص يحسن العمل على عدّة مهام في الوقت ذاته، وإنّما اذكر أمثلة تدعم جملتك هذه، كأن توضّح كيف تمكّنت من العمل على عدّة مشاريع في وظائف سابقة، أو خلال مرحلتك الجامعية أو في حياتك الخاصة. لتحقّق أداءً أفضل وتنجز مهمًا أكثر، ابدأ بالعمل على المهام الأكثر تطلّبًا. ثمّ املأ الفراغات بين هذه المهام بمهمّات أخرى أقصر وأقلّ استهلاكًا للوقت والجهد.

كثير من الفرق تحبذ استخدام Loom لفعاليته المثبتة في نقل كل التفاصيل الصعبة المتعلقة بالعمل، بالتالي لن تضيع وقتك بعد الآن في شرح مهام طويلة وصعبة. لا تقم بإنجاز المهام الصعبة واحدة تلو الأخرى، لأن هذا سيقلل نشاطك، ولن تستطيع متابعة اليوم. بدلًا من ذلك قم بإنجاز مهمة صعبة أو تحتاج تركيز وبعدها مهمة بسيطة حتى تسترجع نشاطك وتركيزك مرة أخرى، وبالتأكيد خذ فترة استراحة كما قلنا.

ولكن إذا كنت تعيش في هذا الكرسي عندما تكون في العمل، فيمكن أن يكون لديك آلام في الظهر وتكون أكثر تفاعلًا مع التوتر بسبب ذلك. درّب عقلك على الانتقال بتركيزه من مهمّة لأخرى بسرعة من خلال أداء عدد أكبر من المهام في الوقت ذاته، ومع مرور الوقت وتكرار العملية سيصبح الأمر عادة طبيعية تقوم بها تلقائيًا. فيما يلي مجموعة من الطرق والخطوات العملية التي تساعدك في تطوير قدرتك على مشاركة وقتك بين المهام المختلفة، أو ما يراه الآخرون كمهارة تعدّد المهام. لذا وعند البحث عن فرصة عمل، أو التقديم للوظائف المختلفة، ضع في حسبانك أنّ أرباب العمل يرغبون في معرفة إذا ما كنت قادرًا على القيام بعدّة مهام في الوقت ذاته بنجاح. وهنا لابدّ أن تكون على استعداد لتشارك معهم أمثلة على هذه المهارة سواءً خلال المقابلة الوظيفية أو عن طريق سيرتك الذاتية.

يشعر معظمنا أنَّ القيام بمهام متعددة هو طريقةٌ فعالة لإنجاز المهام، ولكنَّ الحقيقة هي أنَّنا نؤدِّي بشكلٍ أفضل عندما نركز على مهمَّةٍ واحدة. كما يعدُّ تعدد المهام عائقاً أمام الإنتاجية ولكي تحسِّن مهارات إدارة الوقت لديك يجب عليك تجنُّبه. ويتوّقع أصحاب العمل من موظفيهم أن يحسنوا ترتيب أولوياتهم المتعددة. تعلّم كيف تحسّن تركيزك، بحيث تستطيع التركيز على مهمّة واحدة في وقتٍ معين، في بادئ الأمر قد تشعر بالإحراج نوعاً ما خاصة إن كنت تمارس تعدد المهام، لكنّ كميّة الإنجاز الذي ستحققه في العمل ستفاجئُك، وذلك من خلال التركيز على شيء واحد فقط وفي وقتٍ مُحدّد. إن كان لديك العديد من الصفحات والتبويبات المفتوحة على حاسوبك، فأنت عندها قد تقوم بتعدد المهام. الأمر نفسه يشمل مكتبك، فإن كان لديك العديد من الملفات والمجلدات أو الأوراق التي تعمل عليها، فقد تكون بهذا الشكل تقع في تعدّد المهام.

تذكّر دومًا أنّ أرباب العمل عندما يؤكّدون على مهارة تعدّد المهام، فما يقصدونه في الحقيقة، القدرة على ترتيب الأولويات المختلفة ضمن الفترة الزمنية المحدّدة. ولن يمكنك الوصول إلى هذه النتيجة من دون تخطيط مسبق لكيفية أداء هذه المهمّات قبل البدء فيها. ضع دومًا خطّة واضحة للواجبات التي تمّ تكليفك بها، ولا تبدأ بالعمل مباشرة دون أن تعرف الخطوة التالية التي يجب عليك القيام بها.

كيف تتعامل عند تعدد المهام

• في كلّ مرّة تذهب فيها لإجراء اتصال أو لتفقّد بريدك الالكتروني، خذ نفساً عميقاً وقاوم رغبتك بالقيام بذلك “خاصّة عندما يجدر بك القيام بشيء آخر”، وركّز انتباهك مجدداً على الشيء الذي تقوم به.
• فبعض المهام يجب إتمامها في اليوم نفسه، بينما ثمَّة مهامٌ ثانويةٌ أخرى يمكنك تأجيلها لليوم الآتي.
• كنتيجة لتعدّد المهام الفعّال، يتمكّن الموظف من الإيفاء بمتطلبات العمل وخدمة أكثر من عميل أو زبون في الوقت ذاته بنفس الكفاءة والجودة بعيدًا عن ارتكاب أيّة أخطاء.
• لذا حاول دومًا أن تنجز الأعمال المتشابهة معًا لأن الانتقال بتركيزك بينها سيكون أسهل واحتمالية إتمامها بشكل صحيح ستكون أعلى.
• ابدأ يومك بتغذية جيدة، وتخطيط مناسب، وسلوك إيجابيًا، حتى تستطيع التعامل بشكل أفضل مع ضغوط العمل.