بريد إلكتروني في عشر دقائق
مقدمة:
البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال عبر الإنترنت تُستخدم لإرسال واستقبال الرسائل النصية والصور والمقاطع الصوتية والفيديو والملفات الأخرى. وقد أصبح جزءًا أساسيًا من حياتنا اليومية، سواءً للتواصل مع الأصدقاء والعائلة أو لإدارة الأعمال. ومع ذلك، فإن كتابة بريد إلكتروني جيد يمكن أن يكون أمرًا يستغرق وقتًا طويلًا، خاصةً إذا كنت بحاجة إلى تضمين الكثير من المعلومات. في هذه المقالة، سنقدم لك بعض النصائح حول كيفية كتابة بريد إلكتروني في عشر دقائق أو أقل.
1. حدد الغرض من بريدك الإلكتروني:
قبل البدء في كتابة بريدك الإلكتروني، حدد الغرض منه. هل تريد تقديم معلومات، أم طرح سؤال، أم طلب شيء ما؟ معرفة الغرض من بريدك الإلكتروني سيساعدك على التركيز على الرسالة التي تريد توصيلها.
2. استخدم سطر الموضوع بشكل فعال:
سطر الموضوع هو أول ما يراه المستلم في بريدك الإلكتروني. لذلك، تأكد من أنه واضح وموجز ويجذب الانتباه. تجنب استخدام العناوين العامة مثل “مرحباً” أو “سؤال”. وبدلًا من ذلك، استخدم عنوانًا يتعلق بمحتوى الرسالة، على سبيل المثال “تحديث مشروع جديد” أو “طلب إجازة”.
3. استخدم تحية مناسبة:
التحية هي الطريقة التي تبدأ بها بريدك الإلكتروني. ويمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية، اعتمادًا على علاقتك مع المستلم. إذا كنت لا تعرف المستلم جيدًا، فاستخدم تحية رسمية مثل “السيد/السيدة [الاسم الأخير]”. أما إذا كنت تعرف المستلم جيدًا، فيمكنك استخدام تحية غير رسمية مثل “مرحباً [الاسم الأول]”.
4. اكتب نص الرسالة:
نص الرسالة هو الجزء الرئيسي من بريدك الإلكتروني. ابدأ بتوضيح الغرض من بريدك الإلكتروني، ثم قدم المعلومات أو الأسئلة أو الطلبات التي تريد توصيلها. استخدم لغة واضحة وموجزة وتجنب استخدام المصطلحات التقنية أو العامية التي قد لا يفهمها المستلم.
5. أضف رابطًا إلى موقع ويب أو ملف:
إذا كنت تريد مشاركة معلومات إضافية مع المستلم، فيمكنك تضمين رابط إلى موقع ويب أو ملف. تأكد من أن الرابط يعمل وأن الملف متوفر للتنزيل.
6. أضف توقيعًا إلى بريدك الإلكتروني:
التوقيع هو الجزء السفلي من بريدك الإلكتروني والذي يتضمن عادةً اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك. يمكنك أيضًا تضمين معلومات أخرى مثل منصبك في الشركة أو موقعك على الويب.
7. راجع بريدك الإلكتروني قبل إرساله:
قبل إرسال بريدك الإلكتروني، راجعه جيدًا للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية والإملائية. تأكد أيضًا من أنك أضفت جميع المعلومات التي تريد توصيلها.
الخاتمة:
باستخدام هذه النصائح، يمكنك كتابة بريد إلكتروني جيد في عشر دقائق أو أقل. تذكر أن البريد الإلكتروني الجيد هو البريد الإلكتروني الواضح والموجز والذي يحقق الغرض منه.