مقدمة:
تعتبر أجندة الاجتماع بمثابة مخطط للاجتماع الذي سيتم عقده، فهي تحدد أهداف الاجتماع ومدته والمواضيع التي سيتم مناقشتها والإجراءات التي سيتم اتخاذها. ويمكن أن تكون أجندة الاجتماع رسمية أو غير رسمية، ويمكن أن تكون قصيرة أو طويلة، ويمكن أن تكون مفصلة أو عامة، ويمكن أن تتضمن مواد إضافية مثل العروض التقديمية أو الأوراق البحثية، المهم أن تكون مفصلة بما يكفي لتوجيه الاجتماع نحو تحقيق أهدافه.
عناصر أجندة الاجتماع:
هناك العديد من العناصر التي يمكن تضمينها في أجندة الاجتماع، ومن أهمها:
اسم الاجتماع وتاريخه ومكانه.
قائمة بالمشاركين في الاجتماع.
الأهداف المرجوة من الاجتماع.
الموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع.
الإجراءات التي سيتم اتخاذها خلال الاجتماع.
الوقت المخصص لكل موضوع.
المواد الإضافية التي سيتم استخدامها خلال الاجتماع.
أنواع أجندة الاجتماع:
هناك نوعان رئيسيان من أجندة الاجتماع، وهما:
أجندة الاجتماع الرسمية: وهي أجندة الاجتماع التي يتم إعدادها وتوزيعها على المشاركين في الاجتماع قبل انعقاده، وعادة ما تكون مفصلة وتتضمن جميع العناصر المذكورة أعلاه.
أجندة الاجتماع غير الرسمية: وهي أجندة الاجتماع التي يتم إعدادها وتوزيعها على المشاركين في الاجتماع خلال انعقاده، وعادة ما تكون قصيرة وتتضمن فقط العناصر الأساسية مثل أهداف الاجتماع والموضوعات التي سيتم مناقشتها.
إعداد أجندة الاجتماع:
هناك العديد من الخطوات التي يجب اتباعها عند إعداد أجندة الاجتماع، ومن أهمها:
تحديد أهداف الاجتماع.
تحديد الموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع.
تحديد الإجراءات التي سيتم اتخاذها خلال الاجتماع.
تحديد الوقت المخصص لكل موضوع.
تحديد المواد الإضافية التي سيتم استخدامها خلال الاجتماع.
كتابة أجندة الاجتماع بطريقة واضحة وموجزة.
توزيع أجندة الاجتماع:
يجب توزيع أجندة الاجتماع على المشاركين في الاجتماع قبل انعقاده حتى يتمكنوا من الاستعداد للمشاركة في الاجتماع، وعادة ما يتم توزيع أجندة الاجتماع عبر البريد الإلكتروني أو من خلال موقع الويب الخاص بالاجتماع.
مراجعة أجندة الاجتماع:
يجب مراجعة أجندة الاجتماع قبل انعقاده للتأكد من أنها تفي بجميع المتطلبات، ويجب أيضًا مراجعة أجندة الاجتماع خلال انعقاده للتأكد من أن الاجتماع يسير وفقًا للخطة الموضوعة.
تحديث أجندة الاجتماع:
قد تحتاج أجندة الاجتماع إلى التحديث خلال انعقاده إذا حدث أي تغيير في أهداف الاجتماع أو الموضوعات التي سيتم مناقشتها أو الإجراءات التي سيتم اتخاذها أو الوقت المخصص لكل موضوع أو المواد الإضافية التي سيتم استخدامها.
إدارة الاجتماع:
بمجرد بدء الاجتماع، يجب على رئيس الاجتماع أن يديره وفقًا لأجندة الاجتماع، ويجب عليه أن يتأكد من أن الاجتماع يسير وفقًا للخطة الموضوعة، ويجب عليه أيضًا أن يتأكد من أن جميع المشاركين في الاجتماع لديهم الفرصة للمشاركة وأن تتم مناقشة جميع الموضوعات التي تم تحديدها في أجندة الاجتماع.
استخدام أجندة الاجتماع:
يمكن استخدام أجندة الاجتماع لعدة أغراض، ومن أهمها:
تخطيط الاجتماع وتحضيره.
إرشاد المشاركين في الاجتماع خلال انعقاده.
تسجيل محاضر الاجتماع بعد انعقاده.
تقييم الاجتماع بعد انعقاده.
مزايا استخدام أجندة الاجتماع:
هناك العديد من المزايا لاستخدام أجندة الاجتماع، ومن أهمها: