المقدمة
يعتبر أمر الشراء (PO) وثيقة رسمية تُستخدم لشراء السلع أو الخدمات من مورد. وتُستخدم أوامر الشراء لتتبع الإنفاق، وضمان حصول المؤسسة على ما تحتاجه بالضبط، وحماية المؤسسة من الاحتيال.
أنواع أوامر الشراء
هناك أنواع مختلفة من أوامر الشراء، ولكل منها غرضه الخاص. وتتضمن الأنواع الأكثر شيوعًا ما يلي:
أمر شراء قياسي: يُستخدم هذا النوع من أمر الشراء لشراء السلع أو الخدمات من مورد معروف.
أمر شراء مفتوح: يُستخدم هذا النوع من أمر الشراء لشراء السلع أو الخدمات من مورد غير معروف.
أمر شراء إطار: يُستخدم هذا النوع من أمر الشراء لشراء السلع أو الخدمات من مجموعة من الموردين على مدى فترة زمنية محددة.
أمر شراء حكومي: تُستخدم أوامر الشراء الحكومية لشراء السلع أو الخدمات من موردين حكوميين.
أمر شراء دولي: تُستخدم أوامر الشراء الدولية لشراء السلع أو الخدمات من موردين أجانب.
مكونات أمر الشراء
يجب أن تتضمن جميع أوامر الشراء المعلومات التالية:
اسم المشتري: اسم المؤسسة أو الفرد الذي يشتري السلع أو الخدمات.
اسم المورد: اسم المؤسسة أو الفرد الذي يبيع السلع أو الخدمات.
تاريخ أمر الشراء: التاريخ الذي يتم فيه إصدار أمر الشراء.
رقم أمر الشراء: رقم فريد يُستخدم لتتبع أمر الشراء.
وصف السلع أو الخدمات: وصف مفصل للسلع أو الخدمات التي يتم شراؤها.
الكمية: عدد السلع أو الخدمات التي يتم شراؤها.
السعر للوحدة: السعر لكل وحدة من السلع أو الخدمات التي يتم شراؤها.
المبلغ الإجمالي: المبلغ الإجمالي للسلع أو الخدمات التي يتم شراؤها.
شروط الدفع: شروط الدفع للسلع أو الخدمات التي يتم شراؤها.
تاريخ التسليم: التاريخ الذي يجب فيه تسليم السلع أو الخدمات.
ملاحظات: أي ملاحظات إضافية حول أمر الشراء.
إجراءات معالجة أمر الشراء
تتضمن إجراءات معالجة أمر الشراء الخطوات التالية:
1. إنشاء أمر الشراء: يتم إنشاء أمر الشراء من قبل قسم المشتريات في المؤسسة.
2. مراجعة أمر الشراء: تتم مراجعة أمر الشراء من قبل قسم المحاسبة في المؤسسة.
3. إرسال أمر الشراء إلى المورد: يتم إرسال أمر الشراء إلى المورد عبر البريد أو البريد الإلكتروني أو الفاكس.
4. قبول أمر الشراء من قبل المورد: يقبل المورد أمر الشراء ويبدأ في تجهيز السلع أو الخدمات.
5. تسليم السلع أو الخدمات: يتم تسليم السلع أو الخدمات إلى المؤسسة.
6. دفع الفاتورة: تدفع المؤسسة الفاتورة للمورد.
7. إغلاق أمر الشراء: يتم إغلاق أمر الشراء بعد دفع الفاتورة.
أهمية أوامر الشراء
تعتبر أوامر الشراء مهمة للأسباب التالية:
تساعد على تتبع الإنفاق.
تضمن حصول المؤسسة على ما تحتاجه بالضبط.
تحمي المؤسسة من الاحتيال.
تساعد على إدارة المخزون.
تساعد على بناء علاقات مع الموردين.
الخلاصة
تعتبر أوامر الشراء وثائق مهمة تُستخدم لشراء السلع أو الخدمات من مورد. وتساعد أوامر الشراء على تتبع الإنفاق، وضمان حصول المؤسسة على ما تحتاجه بالضبط، وحماية المؤسسة من الاحتيال. وهناك أنواع مختلفة من أوامر الشراء، ولكل منها غرضه الخاص. وتتضمن إجراءات معالجة أمر الشراء الخطوات التالية: إنشاء أمر الشراء، ومراجعة أمر الشراء، وإرسال أمر الشراء إلى المورد، وقبول أمر الشراء من قبل المورد، وتسليم السلع أو الخدمات، ودفع الفاتورة، وإغلاق أمر الشراء. وتعتبر أوامر الشراء مهمة للأسباب التالية: تساعد على تتبع الإنفاق، وتضمن حصول المؤسسة على ما تحتاجه بالضبط، وتحمي المؤسسة من الاحتيال، وتساعد على إدارة المخزون، وتساعد على بناء علاقات مع الموردين.