المقدمة:
جدول حضور وغياب Excel هو أداة فعالة لإدارة حضور وغياب الموظفين في الشركات والمنظمات المختلفة. يساعد هذا الجدول على تتبع ساعات العمل لكل موظف بشكل دقيق، كما أنه يوفر إمكانية استخراج تقارير مفصلة عن الحضور والغياب، مما يساهم في تحسين الإنتاجية واتخاذ القرارات الإدارية السليمة. في هذا المقال، سوف نستعرض كيفية إنشاء جدول حضور وغياب Excel خطوة بخطوة، مع شرح مفصل لجميع الميزات المتوفرة في هذا الجدول.
1. إنشاء جدول حضور وغياب Excel:
لإنشاء جدول حضور وغياب Excel، اتبع الخطوات التالية:
افتح برنامج Microsoft Excel.
أنشئ ورقة عمل جديدة.
في الصف الأول من الورقة، أدخل عناوين الأعمدة التالية: “الاسم”، “الرقم الوظيفي”، “التاريخ”، “وقت الحضور”، “وقت المغادرة”، “عدد ساعات العمل”، “الحالة”.
في الصفوف التالية، أدخل بيانات الموظفين، بما في ذلك الأسماء وأرقام الموظفين والتاريخ ووقت الحضور والمغادرة.
احسب عدد ساعات العمل لكل موظف باستخدام الصيغة “=C2-B2” في العمود “عدد ساعات العمل”، حيث C2 هو وقت المغادرة وB2 هو وقت الحضور.
حدد العمود “الحالة” وقم بتعيين القيم التالية: “حاضر”، “غياب”، “إجازة”، “مهمة عمل”، “مرض”.
2. تنسيق جدول حضور وغياب Excel:
لتنسيق جدول حضور وغياب Excel، اتبع الخطوات التالية:
حدد الجدول بالكامل.
انقر على علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” في شريط الأدوات.
في مجموعة “الخطوط”، حدد خطًا مناسبًا للجدول.
في مجموعة “اللون”، حدد لونًا مناسبًا للجدول.
في مجموعة “الخلايا”، حدد محاذاة مناسبة للنص في الخلايا.
3. إضافة ميزة التصفية إلى جدول حضور وغياب Excel:
حدد الجدول بالكامل.
انقر على علامة التبويب “البيانات” في شريط الأدوات.
في مجموعة “التصفية والفرز”، انقر على زر “التصفية”.
سيتم إضافة أسهم منسدلة إلى رؤوس الأعمدة.
انقر على السهم المنسدل في عمود “الحالة” وحدد القيم التي تريد تصفية الجدول على أساسها.
4. إضافة ميزة فرز البيانات في جدول حضور وغياب Excel:
حدد الجدول بالكامل.
انقر على علامة التبويب “البيانات” في شريط الأدوات.
في مجموعة “التصفية والفرز”، انقر على زر “الفرز”.
سيظهر مربع حوار “فرز”.
حدد العمود الذي تريد فرز البيانات على أساسه في القائمة المنسدلة “الفرز حسب”.
حدد الترتيب الذي تريد فرز البيانات به في القائمة المنسدلة “الترتيب”.
انقر على زر “موافق”.
5. إضافة ميزة الحسابات التلقائية إلى جدول حضور وغياب Excel:
حدد العمود “عدد ساعات العمل”.
انقر على علامة التبويب “الصيغ” في شريط الأدوات.
في مجموعة “الوظائف”، انقر على زر “إجمالي”.
سيظهر مربع حوار “دالة إجمالي”.
حدد نطاق الخلايا الذي يحتوي على ساعات العمل في مربع النص “الرقم”.
انقر على زر “موافق”.
سيتم عرض إجمالي ساعات العمل في الخلية أسفل العمود “عدد ساعات العمل”.
6. إضافة رسم بياني إلى جدول حضور وغياب Excel:
حدد البيانات التي تريد إنشاء الرسم البياني لها.
انقر على علامة التبويب “إدراج” في شريط الأدوات.
في مجموعة “الرسم البياني”، انقر على نوع الرسم البياني الذي تريد إنشاءه.
سيتم إنشاء الرسم البياني وتضمينه في ورقة العمل.
7. طباعة جدول حضور وغياب Excel:
حدد الجدول بالكامل.
انقر على علامة التبويب “ملف” في شريط الأدوات.
في مجموعة “طباعة”، انقر على زر “طباعة”.
سيظهر مربع حوار “طباعة”.
حدد إعدادات الطباعة المناسبة.
انقر على زر “طباعة”.
الخلاصة:
جدول حضور وغياب Excel هو أداة قوية لإدارة حضور وغياب الموظفين. فهو يساعد على تتبع ساعات العمل بدقة، كما أنه يوفر إمكانية استخراج تقارير مفصلة عن الحضور والغياب. يمكن أيضًا إضافة ميزات إضافية إلى الجدول، مثل التصفية والفرز والحسابات التلقائية والرسوم البيانية، مما يجعله أكثر فائدة ومرونة.