كتابة مذكرة

مقدمة

المذكرة هي وسيلة اتصال رسمية تستخدم لنقل المعلومات بين الأفراد أو المنظمات أو الشركات. وهي تستخدم بشكل شائع في الأعمال التجارية والحكومة والتعليم وغيرها من المجالات. ويمكن أن تكون المذكرة إما داخلية أو خارجية، فالمذكرات الداخلية تستخدم للتواصل بين أعضاء المنظمة أو الشركة الواحدة، بينما تستخدم المذكرات الخارجية للتواصل مع أشخاص أو منظمات أو شركات أخرى.

أنواع المذكرات

هناك أنواع مختلفة من المذكرات، ومن أهمها:

مذكرات المعلومات: وهي مذكرات تستخدم لنقل المعلومات حول موضوع معين، مثل الإعلان عن حدث أو سياسة جديدة أو تغيير في الإجراءات.

مذكرات الطلب: وهي مذكرات تستخدم لطلب معلومات أو إجراء معين من المستلم.

مذكرات الرد: وهي مذكرات تستخدم للرد على مذكرة الطلب أو مذكرة المعلومات.

مذكرات القرار: وهي مذكرات تستخدم لإعلان قرار معين أو لتوجيه المستلم باتخاذ إجراء معين.

مذكرات التوصية: وهي مذكرات تستخدم لتوصية شخص معين بمنصب أو وظيفة أو منحة دراسية أو غير ذلك.

مذكرات الشكوى: وهي مذكرات تستخدم للتعبير عن شكوى أو تظلم بشأن موضوع معين.

مذكرات الاستقالة: وهي مذكرات تستخدم للإعلان عن استقالة المرسل من منصبه أو وظيفته.

أجزاء المذكرة

تتكون المذكرة بشكل عام من الأجزاء التالية:

الترويسة: وهي الجزء العلوي من المذكرة الذي يحتوي على اسم المرسل وعنوانه وتاريخ إرسال المذكرة ورقم الهاتف.

السطر المرجعي: وهو السطر الذي يلي الترويسة مباشرةً ويحتوي على رقم المذكرة وتاريخ إرسالها والمرسل إليه.

الموضوع: وهو السطر الذي يلي السطر المرجعي مباشرةً ويحتوي على موجز لموضوع المذكرة.

النص: وهو الجزء الرئيسي من المذكرة ويحتوي على المعلومات أو الطلب أو القرار أو التوصية أو الشكوى أو الاستقالة.

الخاتمة: وهي الجزء الأخير من المذكرة وتحتوي على ملخص لموضوع المذكرة و/أو إجراء يجب اتخاذه من قبل المستلم.

التوقيع: وهو الجزء الذي يلي الخاتمة مباشرةً ويحتوي على توقيع المرسل.

المرفقات: وهي أي مستندات أو وثائق أو بيانات إضافية مرفقة بالمذكرة.

خطوات كتابة المذكرة

هناك عدة خطوات يجب اتباعها عند كتابة المذكرة، وهي:

1. تحديد الغرض من المذكرة.

2. تحديد الجمهور المستهدف للمذكرة.

3. جمع المعلومات اللازمة لكتابة المذكرة.

4. تحديد نوع المذكرة التي تريد كتابتها.

5. كتابة مسودة للمذكرة.

6. مراجعة مسودة المذكرة وتحريرها.

7. طباعة المذكرة وتوقيعها وإرسالها إلى المستلم.

نصائح لكتابة مذكرة فعالة

هناك عدة نصائح يجب مراعاتها عند كتابة المذكرة، وهي:

استخدم لغة واضحة وموجزة وسهلة الفهم.

تجنب الكلمات والمصطلحات والمفاهيم الغامضة أو المعقدة.

نظم المعلومات في المذكرة بشكل منطقي ومتسلسل.

استخدم الفقرات القصيرة والواضحة لتسهيل القراءة.

راجع المذكرة جيدًا قبل إرسالها للتأكد من عدم وجود أي أخطاء لغوية أو إملائية أو نحوية.

استخدم قلم حبر أزرق أو أسود عند توقيع المذكرة.

أرسل المذكرة إلى المستلم في الوقت المناسب.

الخاتمة

المذكرة هي وسيلة اتصال رسمية تستخدم لنقل المعلومات بين الأفراد أو المنظمات أو الشركات. وهناك أنواع مختلفة من المذكرات، ولكل منها غرض محدد. وتتكون المذكرة بشكل عام من عدة أجزاء، وهي الترويسة والسطر المرجعي والموضوع والنص والخاتمة والتوقيع والمرفقات. وهناك عدة خطوات يجب اتباعها عند كتابة المذكرة، وهي تحديد الغرض من المذكرة وتحديد الجمهور المستهدف للمذكرة وجمع المعلومات اللازمة لكتابة المذكرة وتحديد نوع المذكرة التي تريد كتابتها وكتابة مسودة للمذكرة ومراجعة مسودة المذكرة وتحريرها وطباعة المذكرة وتوقيعها وإرسالها إلى المستلم. وهناك عدة نصائح يجب مراعاتها عند كتابة المذكرة، وهي استخدام لغة واضحة وموجزة وسهلة الفهم وتجنب الكلمات والمصطلحات والمفاهيم الغامضة أو المعقدة وتنظيم المعلومات في المذكرة بشكل منطقي ومتسلسل واستخدام الفقرات القصيرة والواضحة لتسهيل القراءة ومراجع