فاتورة أولية: نموذج وإرشادات
مقدمة
فاتورة أولية هي مستند يصدره البائع للمشتري قبل شحن البضائع أو تقديم الخدمات. وهي بمثابة عرض رسمي من البائع لبيع السلع أو الخدمات بسعر محدد وضمن شروط محددة. تستخدم الفواتير الأولية عادةً في المعاملات التجارية الدولية حيث تكون هناك حاجة إلى اتفاقية مكتوبة بين البائع والمشتري قبل شحن البضائع أو تقديم الخدمات.
أجزاء الفاتورة الأولية
تتكون الفاتورة الأولية عادةً من الأجزاء التالية:
رأس الفاتورة: يتضمن اسم البائع وعنوانه ومعلومات الاتصال به ورقم الفاتورة الأولية وتاريخ إصدارها.
معلومات المشتري: يتضمن اسم المشتري وعنوانه ومعلومات الاتصال به ورقم الطلب (إذا كان متاحًا).
وصف السلع أو الخدمات: يتضمن وصفًا مفصلاً للسلع أو الخدمات التي يتم بيعها، بما في ذلك الكمية والسعر لكل وحدة والسعر الإجمالي.
شروط الدفع: يتضمن معلومات حول كيفية دفع المشتري للبائع، بما في ذلك طريقة الدفع (نقدًا، شيكًا، تحويلًا مصرفيًا، إلخ) وشروط الائتمان (إذا كانت متاحة).
شروط الشحن: يتضمن معلومات حول كيفية شحن السلع إلى المشتري، بما في ذلك طريقة الشحن (عن طريق الجو، البحر، البر، إلخ) وتكاليف الشحن (إذا كانت متاحة).
إقرار المشتري: يتضمن توقيع المشتري وتاريخ التوقيع، مما يشير إلى موافقته على شروط الفاتورة الأولية.
أنواع الفواتير الأولية
هناك نوعان رئيسيان من الفواتير الأولية:
فاتورة أولية قابلة للإلغاء: يمكن للبائع إلغاء هذه الفاتورة الأولية في أي وقت قبل شحن البضائع أو تقديم الخدمات.
فاتورة أولية غير قابلة للإلغاء: لا يمكن للبائع إلغاء هذه الفاتورة الأولية بعد إصدارها.
استخدامات الفاتورة الأولية
تستخدم الفواتير الأولية لأغراض مختلفة، بما في ذلك:
تأكيد الطلب: تستخدم الفاتورة الأولية لتأكيد الطلب الذي قدمه المشتري إلى البائع.
تحديد السعر والشروط: تحدد الفاتورة الأولية السعر والشروط التي سيتم بموجبها بيع السلع أو الخدمات.
إعداد مستندات الشحن: تستخدم الفاتورة الأولية لإعداد مستندات الشحن للسلع التي يتم تصديرها أو استيرادها.
الحصول على الدفع: تستخدم الفاتورة الأولية للحصول على الدفع من المشتري مقابل السلع أو الخدمات التي تم بيعها.
إرشادات لإعداد الفاتورة الأولية
عند إعداد الفاتورة الأولية، يجب على البائع اتباع الإرشادات التالية:
استخدم قالب فاتورة احترافي: يجب استخدام قالب فاتورة احترافي يظهر معلومات البائع والمشتري ووصف السلع أو الخدمات وشروط الدفع وشروط الشحن بشكل واضح ومنظم.
تضمين جميع المعلومات المطلوبة: يجب تضمين جميع المعلومات المطلوبة في الفاتورة الأولية، بما في ذلك اسم البائع وعنوانه ومعلومات الاتصال به ورقم الفاتورة الأولية وتاريخ إصدارها واسم المشتري وعنوانه ومعلومات الاتصال به ورقم الطلب (إذا كان متاحًا) ووصف السلع أو الخدمات وشروط الدفع وشروط الشحن وتوقيع المشتري وتاريخ التوقيع.
تحقق من صحة المعلومات: يجب التحقق من صحة جميع المعلومات الواردة في الفاتورة الأولية قبل إرسالها إلى المشتري.
خاتمة
الفاتورة الأولية هي مستند مهم يستخدم في المعاملات التجارية الدولية. وهي بمثابة عرض رسمي من البائع لبيع السلع أو الخدمات بسعر محدد وضمن شروط محددة. عند إعداد الفاتورة الأولية، يجب على البائع اتباع الإرشادات المذكورة أعلاه لضمان أن تكون الفاتورة الأولية صحيحة وكاملة