مقدمة:
الدورة المستندية هي مجموعة من العمليات والأنشطة التي يتم إجراؤها على الوثائق أثناء مرورها عبر النظام الإداري. وهي تشمل جميع الخطوات اللازمة لإنشاء الوثيقة وتسجيلها وتخزينها واسترجاعها وتوزيعها.
1. إنشاء الوثيقة:
تبدأ الدورة المستندية بإنشاء الوثيقة، والتي يمكن أن تكون خطابًا أو مذكرة أو تقريرًا أو أي نوع آخر من المستندات.
يتم إنشاء الوثيقة عادةً بواسطة أحد موظفي الإدارة أو العاملين فيها.
يجب أن تتضمن الوثيقة جميع المعلومات اللازمة لتوضيح موضوعها بشكل كامل.
2. تسجيل الوثيقة:
بعد إنشاء الوثيقة، يتم تسجيلها في السجلات الإدارية.
يتم ذلك عادةً عن طريق إدخال بيانات الوثيقة في قاعدة بيانات إلكترونية أو في سجلات ورقية.
يساعد تسجيل الوثيقة على تتبعها وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة إليها.
3. تخزين الوثيقة:
بعد تسجيل الوثيقة، يتم تخزينها في مكان آمن.
يتم ذلك عادةً في خزائن أو أرفف أو أدراج مخصصة لذلك.
يجب أن تكون الوثائق مخزنة بطريقة منظمة تسهل الوصول إليها عند الحاجة إليها.
4. استرجاع الوثيقة:
عندما يحتاج أحد الموظفين إلى وثيقة معينة، يقوم باسترجاعها من مكان تخزينها.
يتم ذلك عادةً عن طريق البحث عن الوثيقة في السجلات الإدارية أو في قاعدة البيانات الإلكترونية.
يمكن أيضًا استرجاع الوثيقة عن طريق الاتصال بقسم الأرشيف أو الإدارة العامة للوثائق إذا كانت الوثيقة مؤرشفة.
5. توزيع الوثيقة:
بعد استرجاع الوثيقة، يتم توزيعها على الأشخاص أو الإدارات التي تحتاج إليها.
يتم ذلك عادةً عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس أو البريد العادي أو عن طريق تسليمها يدويًا.
يجب أن يتم توزيع الوثيقة على جميع الأشخاص أو الإدارات التي تحتاج إليها حتى يتمكنوا من اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
6. متابعة الوثيقة:
بعد توزيع الوثيقة، يتم متابعتها للتأكد من تنفيذ الإجراءات المطلوبة بشأنها.
يتم ذلك عادةً عن طريق الاتصال بالأشخاص أو الإدارات التي تم توزيع الوثيقة عليها.
يجب متابعة الوثيقة حتى يتم التأكد من تنفيذ جميع الإجراءات المطلوبة بشأنها.
7. أرشفة الوثيقة:
بعد الانتهاء من الإجراءات اللازمة بشأن الوثيقة، يتم أرشفتها.
يتم ذلك عادةً عن طريق نقل الوثيقة إلى قسم الأرشيف أو الإدارة العامة للوثائق.
يتم تخزين الوثيقة في الأرشيف بطريقة منظمة تسهل الوصول إليها عند الحاجة إليها.
الخاتمة:
الدورة المستندية هي عملية مهمة في أي إدارة أو مؤسسة. وهي تساعد على تنظيم العمل وتسهيل التواصل بين الموظفين والإدارات المختلفة. كما أنها تساعد على ضمان الحفاظ على الوثائق المهمة وإتاحتها عند الحاجة إليها.