كيفية كتابة بريد إلكتروني في الفي
مقدمة:
البريد الإلكتروني هو أداة مهمة للتواصل في العمل والحياة الشخصية. سواء كنت تكتب إلى زميل أو عميل أو صديق أو أحد أفراد العائلة، فمن المهم معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني واضح وموجز ومهني. وفي هذه المقالة، سنقدم لك الخطوات الأساسية لكتابة بريد إلكتروني فعال، بالإضافة إلى بعض النصائح والحيل التي ستساعدك على تحسين مهاراتك في الكتابة.
1. تحديد الغرض من البريد الإلكتروني:
قبل أن تبدأ في كتابة بريد إلكتروني، خذ بعض الوقت للتفكير في الغرض منه. ما الذي تريد تحقيقه من خلال هذا البريد الإلكتروني؟ هل تريد مشاركة المعلومات، أم طرح سؤال، أم طلب شيء ما؟ بمجرد أن تعرف غرضك، يمكنك البدء في كتابة بريد إلكتروني يستهدف هذا الغرض بشكل مباشر.
حدد الجمهور المستهدف: من هو الجمهور المستهدف الذي سترسل إليه البريد الإلكتروني؟ هل هم زملاء عملك أم عملاء أم أصدقاء أم أفراد عائلتك؟ ضع في اعتبارك جمهور الهدف عند اختيار اللغة والمصطلحات التي ستستخدمها في البريد الإلكتروني.
اختر موضوعًا واضحًا وموجزًا: سطر الموضوع هو أول شيء يراه المستلم في صندوق الوارد الخاص به، لذا من المهم أن يكون واضحًا وموجزًا. يجب أن يعطي المستلم فكرة واضحة عما يتعلق به بريدك الإلكتروني حتى يتمكن من تحديد ما إذا كان مهتمًا بقراءته أم لا.
2. تنظيم البريد الإلكتروني:
بعد أن تحدد الغرض من البريد الإلكتروني، يمكنك البدء في تنظيمه. يجب أن يتكون هيكل البريد الإلكتروني من الأقسام التالية:
التحية: ابدأ بريدك الإلكتروني بتحية مناسبة، مثل “عزيزي السيد/السيدة [الاسم]” أو “مرحباً [الاسم]”، والتي تتوافق مع العلاقة التي تربطك بالمستلم.
صياغة الرسالة: في صلب البريد الإلكتروني، شارك المعلومات أو اطرح الأسئلة أو اطلب ما تحتاج إليه. استخدم لغة واضحة وموجزة، ورتب أفكارك بطريقة منطقية.
الإغلاق: اختتم البريد الإلكتروني بإغلاق مناسب، مثل “مع خالص الشكر والتقدير” أو “تحياتي الحارة”، والتي تتناسب مع العلاقة التي تربطك بالمستلم.
التوقيع: في نهاية البريد الإلكتروني، اكتب اسمك وبيانات الاتصال الخاصة بك، مثل عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك.
3. استخدام اللغة المناسبة:
عند كتابة بريد إلكتروني، من المهم استخدام اللغة المناسبة للموقف. تجنب استخدام اللغة العامية أو الكلمات النابية أو المصطلحات التقنية التي قد لا يفهمها المستلم. بدلاً من ذلك، استخدم لغة واضحة وموجزة ومهنية.
استخدم التنسيق المناسب: استخدم التنسيق المناسب لجعل بريدك الإلكتروني أكثر قابلية للقراءة. استخدم الفقرات والتعداد النقطي والخطوط الفاصلة لتنظيم المعلومات وجعلها أكثر قابلية للاستيعاب.
راجع لغة الجسد: تعبيرات الوجه ولغة الجسد بالغة الأهمية عند التواصل وجهًا لوجه، ولكن كيف تعبر عن لغة الجسد الخاصة بك في بريد إلكتروني؟ يمكن أن يساعدك استخدام رموز تعبيرية أو علامات الترقيم أو التنسيق المختلفة في إيصال نبرة صوتك والقصد منه في رسالتك.
4. مراجعة البريد الإلكتروني قبل الإرسال:
قبل أن ترسل بريدك الإلكتروني، خذ بعض الوقت لمراجعته للتأكد من وجوده:
ملاحظة الأخطاء النحوية والإملائية: لا أحد يحب رؤية الأخطاء النحوية والإملائية في بريد إلكتروني، لذلك خذ بعض الوقت لمراجعة بريدك الإلكتروني والتأكد من عدم وجود أي أخطاء.
ضمان وضوح الرسالة: هل وصلت رسالتك بوضوح؟ هل من السهل فهم ما تحاول قوله؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فأعد صياغة رسالتك حتى تكون أكثر وضوحًا ومباشرة.
التحقق من المرفقات: إذا كنت ترسل أي مرفقات، فتأكد من أنها صحيحة وكاملة. لا شيء أكثر إحراجًا من إرسال بريد إلكتروني بدون المرفق الذي وعدت به.
5. استخدام أدوات البريد الإلكتروني المتقدمة:
تقدم معظم خدمات البريد الإلكتروني مجموعة متنوعة من الأدوات المتقدمة التي يمكن أن تساعدك على تحسين مهاراتك في الكتابة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام أدوات التدقيق النحوي والإملائي لالتقاط الأخطاء قبل إرسالها، أو يمكنك استخدام أدوات الجدولة لجدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها في وقت لاحق.
استخدام قوالب البريد الإلكتروني: يمكن أن تساعدك قوالب البريد الإلكتروني على إنشاء رسائل بريد إلكتروني سريعة وسهلة. توفر معظم خدمات البريد الإلكتروني مجموعة متنوعة من القوالب التي يمكنك استخدامها، أو يمكنك إنشاء قوالبك الخاصة.
استخدام التوقيعات الآلية: يمكن أن تساعدك التوقيعات الآلية على توفير الوقت وإضافة لمسة من الاحتراف إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكنك إنشاء توقيع آلي يتضمن اسمك وبيانات الاتصال الخاصة بك، بالإضافة إلى أي معلومات أخرى تريد تضمينها، مثل شعار شركتك أو رابط إلى موقع الويب الخاص بك.
6. الامتثال لقوانين حماية البيانات:
عند إرسال بريد إلكتروني، من المهم الامتثال لقوانين حماية البيانات المعمول بها. وتشمل هذه القوانين لائحة حماية البيانات العامة (GDPR) في الاتحاد الأوروبي وقانون حماية المعلومات الشخصية (PIPA) في كاليفورنيا. وهذه القوانين تحمي خصوصية الأفراد وتمنحهم الحق في التحكم في كيفية استخدام بياناتهم الشخصية.
احصل على موافقة صريحة: قبل إرسال بريد إلكتروني إلى أي شخص، تأكد من حصولك على موافقته الصريحة على تلقي رسائل البريد الإلكتروني منك.
توفير خيار إلغاء الاشتراك: يجب أن يتضمن كل بريد إلكتروني ترسله رابطًا أو طريقة أخرى تسمح للمستلم بإلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
حماية بيانات المستلم: يجب اتخاذ جميع التدابير اللازمة لحماية بيانات المستلم من الوصول غير المصرح به أو الكشف أو الاستخدام.
7. متابعة البريد الإلكتروني:
بعد إرسال بريد إلكتروني، من المهم متابعته للتأكد من استلامه وقراءته. يمكنك القيام بذلك عن طريق إرسال بريد إلكتروني متابعة أو استخدام أداة تتبع البريد الإلكتروني.
إرسال بريد إلكتروني متابعة: إذا لم تتلق ردًا على بريدك الإلكتروني في غضون يوم أو يومين، يمكنك إرسال بريد إلكتروني متابعة مهذب للاستفسار عما إذا تم استلام بريدك الإلكتروني وقراءته.
استخدام أداة تتبع البريد الإلكتروني: يمكن أن تساعدك أداة تتبع البريد الإلكتروني على تتبع ما إذا تمت قراءة بريدك الإلكتروني ومتى تمت قراءته وعدد المرات التي تمت قراءته. ويمكن أن تكون هذه المعلومات مفيدة في تحديد ما إذا كان بريدك الإلكتروني فعالاً أم لا.
الخاتمة:
كتابة بريد إلكتروني فعال هي مهارة مهمة في العمل والحياة الشخصية. باتباع الخطوات الأساسية الموضحة في هذه المقالة، يمكنك تحسين مهاراتك في الكتابة وإنشاء رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة ومهنية. ومع الممارسة، ستتمكن من كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة تساعدك على تحقيق أهدافك.