المطويات هي من أهم الأدوات المكتبية المستخدمة في تدوين الملاحظات وتدوين المعلومات بشكل منظم ومرتّب، ويتم استخدامها بشكل كبير من قبل الطلاب والباحثين والموظفين، كما أنها أداة مفيدة لتدوين المعلومات المهمة والاحتفاظ بها للرجوع إليها عند الحاجة، وتتوفر المطويات بأشكال وأحجام مختلفة، ولكن الشكل الأكثر شيوعًا هو المطوية البسيطة المكونة من ثلاث صفحات، والتي يمكن طيها بسهولة لتسهيل حملها وتخزينها.
أنواع المطويات
توجد أنواع مختلفة من المطويات، ولكل منها استخداماته وخصائصه الفريدة، ومن أهم أنواع المطويات:
المطويات البسيطة: وهي الأكثر شيوعًا، وتتكون من ثلاث صفحات متساوية الحجم، ويمكن طيها إلى الداخل أو الخارج حسب الحاجة.
المطويات المزدوجة: تتكون من ست صفحات، وهي أكبر من المطويات البسيطة، وتتيح مساحة أكبر لتدوين المعلومات.
المطويات الثلاثية: تتكون من تسع صفحات، وهي الأكبر حجماً بين جميع أنواع المطويات، وتتيح مساحة كبيرة لتدوين المعلومات والرسوم البيانية.
المطويات ذات الجيب: تحتوي على جيب داخلي لوضع الأوراق والملحقات الأخرى، وهي مفيدة لتخزين المستندات المهمة.
المطويات ذات الغلاف: مصنوعة من مواد متينة مثل الجلد أو البلاستيك، وتوفر حماية إضافية للمستندات الموجودة بالداخل.
استخدامات المطويات
تُستخدم المطويات في مجموعة كبيرة من الأغراض، ومن أهم استخداماتها:
تدوين الملاحظات: تُستخدم المطويات بشكل كبير من قبل الطلاب لتدوين ملاحظات المحاضرات والندوات والاجتماعات.
تدوين المعلومات: تُستخدم المطويات لتدوين المعلومات الهامة والاحتفاظ بها للرجوع إليها، مثل تواريخ المناسبات والمواعيد المهمة والمعلومات الشخصية.
تقديم العروض التقديمية: تُستخدم المطويات لتقديم العروض التقديمية في المؤتمرات والاجتماعات، وتتيح مساحة مناسبة لتدوين النقاط الرئيسية والرسوم البيانية.
تخزين المستندات: تُستخدم المطويات لتخزين المستندات المهمة، مثل الشهادات والعقود والمستندات الرسمية الأخرى.
المراسلات الرسمية: تُستخدم المطويات في المراسلات الرسمية، مثل إرسال الدعوات والإعلانات والتقارير.
مزايا استخدام المطويات
هناك العديد من المزايا لاستخدام المطويات، ومن أهمها:
توفير الوقت: تساعد المطويات في توفير الوقت والجهد، حيث تتيح تدوين المعلومات بشكل منظم ومرتّب، مما يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
تحسين الإنتاجية: تساعد المطويات في تحسين الإنتاجية، حيث تتيح تنظيم المعلومات بطريقة فعالة، مما يسهل إنجاز المهام.
تعزيز التعلم والفهم: تُساعد المطويات في تعزيز التعلم والفهم، حيث تتيح للطلاب والباحثين تدوين الملاحظات والمعلومات بطريقة منظمة، مما يساعدهم على تذكر المعلومات واستيعابها بشكل أفضل.
تسهيل حفظ المستندات: تُساعد المطويات في تسهيل حفظ المستندات المهمة، حيث توفر حماية إضافية للمستندات وتسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
إضفاء الطابع الرسمي على المراسلات: تُساعد المطويات في إضفاء الطابع الرسمي على المراسلات، حيث تُستخدم في إرسال الدعوات والإعلانات والتقارير الرسمية.
عيوب استخدام المطويات
هناك بعض العيوب المرتبطة باستخدام المطويات، ومن أهمها:
إمكانية الضياع أو التلف: قد تضيع المطويات أو تتلف بسهولة، خاصةً إذا لم يتم الاحتفاظ بها في مكان آمن.
صعوبة التصحيح والتعديل: قد يكون من الصعب تصحيح والتعديل على المعلومات الموجودة في المطويات، خاصةً إذا كانت مكتوبة بقلم أو حبر.
تتطلب مساحة كبيرة للتخزين: تتطلب المطويات مساحة كبيرة للتخزين، خاصةً إذا كانت كبيرة الحجم أو تحتوي على عدد كبير من الصفحات.
تكلفتها مرتفعة: قد تكون المطويات مرتفعة الثمن، خاصةً إذا كانت مصنوعة من مواد عالية الجودة.
كيفية استخدام المطويات بشكل فعال
هناك بعض النصائح التي يمكن اتباعها لاستخدام المطويات بشكل فعال، ومن أهمها:
استخدام المطويات المناسبة للمهمة المطلوبة: يجب اختيار المطويات المناسبة للمهمة المطلوبة، سواء كانت تدوين ملاحظات أو تقديم عرض تقديمي أو تخزين مستندات.
تدوين المعلومات بشكل منظم ومرتّب: يجب تدوين المعلومات في المطويات بشكل منظم ومرتّب، وذلك باستخدام العناوين والفقرات والنقاط، مما يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
استخدام الألوان والرسوم التوضيحية: يمكن استخدام الألوان والرسوم التوضيحية في المطويات لجعل المعلومات أكثر جاذبية وسهولة في الفهم.
الاحتفاظ بالمطويات في مكان آمن: يجب الاحتفاظ بالمطويات في مكان آمن، سواء كان درج المكتب أو حقيبة الملابس، وذلك لتجنب ضياعها أو تلفها.
تحديث المعلومات بانتظام: يجب تحديث المعلومات الموجودة في المطويات بانتظام، وذلك لضمان دقتها وملاءمتها.
الخاتمة
المطويات هي أداة مفيدة لتدوين المعلومات المهمة والاحتفاظ بها للرجوع إليها عند الحاجة، وتتوفر المطويات بأشكال وأحجام مختلفة، ولكل منها استخداماته وخصائصه الفريدة، كما تتميز المطويات بأنها سهلة الاستخدام ويمكن حملها وتخزينها بسهولة، كما أنها أداة مفيدة لتدوين المعلومات المهمة والاحتفاظ بها للرجوع إليها عند الحاجة.