نموذج رسالة إدارية
مقدمة:
تُعتبر الرسائل الإدارية من أهم الوسائل التي يتم استخدامها للتواصل بين مختلف الإدارات والمؤسسات والشركات، وهي بمثابة حلقة وصل بين هذه الجهات، حيث يتم من خلالها إيصال المعلومات والتعليمات والطلبات والاستفسارات وغيرها من الأمور المتعلقة بالعمل، وتتم كتابة الرسائل الإدارية بأسلوب رسمي وجاد، مع مراعاة استخدام اللغة العربية الفصحى بشكل صحيح، كما يجب أن تكون الرسالة واضحة وموجزة ومرتبة، بحيث يسهل على القارئ فهم معناها ومحتواها بسهولة ويسر.
عناصر الرسالة الإدارية:
تتكون الرسالة الإدارية من عدة عناصر رئيسية، وهي:
الرأس: ويشتمل على اسم المرسل وعنوانه وتاريخ إرسال الرسالة ورقمها التسلسلي.
الموضوع: وهو عبارة عن جملة قصيرة توضح الغرض من الرسالة.
المقدمة: وهي الفقرة الأولى من الرسالة، وتتضمن التحية على المتلقي وشكره على تعاونه.
المتن: وهو الجزء الرئيسي من الرسالة، ويتضمن عرض المعلومات والتعليمات والطلبات والاستفسارات وغيرها من الأمور المتعلقة بالعمل.
الخاتمة: وهي الفقرة الأخيرة من الرسالة، وتتضمن الشكر للمتلقي على اهتمامه وتعاونه، والتأكيد على استعداد المرسل لتقديم أي مساعدة أو معلومات أخرى قد يحتاج إليها المتلقي.
أنواع الرسائل الإدارية:
هناك العديد من أنواع الرسائل الإدارية، ومن أهمها:
رسائل الإخطار: وهي الرسائل التي يتم إرسالها لإخطار المتلقي بحدوث أمر أو حدث معين، مثل إخطاره بموعد اجتماع أو مؤتمر أو ندوة أو معرض أو غير ذلك.
رسائل الطلب: وهي الرسائل التي يتم إرسالها لطلب شيء معين من المتلقي، مثل طلب معلومات أو مستندات أو موافقة أو تصريح أو غير ذلك.
رسائل الشكر: وهي الرسائل التي يتم إرسالها لشكر المتلقي على تعاونه أو مساعدته أو خدماته، مثل شكره على حضوره اجتماعًا أو مؤتمرًا أو ندوة أو معرضًا أو غير ذلك.
رسائل التهنئة: وهي الرسائل التي يتم إرسالها لتهنئة المتلقي بمناسبة معينة، مثل تهنئته بترقيته أو نجاحه في عمله أو حصوله على جائزة أو غير ذلك.
أسلوب كتابة الرسالة الإدارية:
يتم كتابة الرسائل الإدارية بأسلوب رسمي وجاد، مع مراعاة استخدام اللغة العربية الفصحى بشكل صحيح، كما يجب أن تكون الرسالة واضحة وموجزة ومرتبة، بحيث يسهل على القارئ فهم معناها ومحتواها بسهولة ويسر.
قواعد كتابة الرسالة الإدارية:
هناك العديد من القواعد التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسالة الإدارية، ومن أهمها:
استخدام اللغة العربية الفصحى بشكل صحيح.
استخدام الأسلوب الرسمي والجدي.
إيجاز الرسالة واختصارها قدر الإمكان.
ترتيب الرسالة بشكل منطقي ومنظم.
استخدام الخط الواضح والمقروء.
استخدام الورق الأبيض النظيف.
أخطاء شائعة في كتابة الرسالة الإدارية:
هناك العديد من الأخطاء الشائعة التي يقع فيها الكثير من الأشخاص عند كتابة الرسائل الإدارية، ومن أهمها:
استخدام العامية أو اللهجة المحلية.
استخدام الأسلوب غير الرسمي أو الساخر.
إطالة الرسالة والإسهاب في الكلام.
عدم ترتيب الرسالة بشكل منطقي ومنظم.
استخدام الخط غير الواضح أو المقروء.
استخدام الورق الملون أو المزخرف.
خاتمة:
تُعتبر الرسائل الإدارية من أهم الوسائل التي يتم استخدامها للتواصل بين مختلف الإدارات والمؤسسات والشركات، وهي بمثابة حلقة وصل بين هذه الجهات، حيث يتم من خلالها إيصال المعلومات والتعليمات والطلبات والاستفسارات وغيرها من الأمور المتعلقة بالعمل، ولذلك يجب أن يتم كتابة الرسائل الإدارية بأسلوب رسمي وجاد، مع مراعاة استخدام اللغة العربية الفصحى بشكل صحيح، كما يجب أن تكون الرسالة واضحة وموجزة ومرتبة، بحيث يسهل على القارئ فهم معناها ومحتواها بسهولة ويسر.