مقدمة
الرسالة الرسمية هي وثيقة مكتوبة موجهة من جهة حكومية أو رسمية إلى جهة أخرى، وتستخدم للتواصل الرسمي بين الجهات المختلفة. وتُكتب الرسائل الرسمية وفقًا لقواعد وأصول محددة، ويجب أن تتضمن معلومات معينة، مثل اسم المرسل والمتلقي، وتاريخ الرسالة، وموضوع الرسالة، ونص الرسالة، والتوقيع.
أهمية الرسالة الرسمية
إثبات رسمي للتواصل بين الجهات المختلفة.
توثيق المعلومات والقرارات الرسمية.
وسيلة لتبادل المعلومات والبيانات بين الجهات المختلفة.
الحفاظ على حقوق وواجبات الجهات المختلفة.
أنواع الرسائل الرسمية
هناك أنواع عديدة من الرسائل الرسمية، ومن أهمها:
الرسائل الصادرة: وهي الرسائل التي ترسلها الجهة الحاكمة إلى الجهات الأخرى.
الرسائل الواردة: وهي الرسائل التي تتلقاها الجهة الحاكمة من الجهات الأخرى.
الرسائل الداخلية: وهي الرسائل التي يتم تبادلها بين الجهات الحكومية المختلفة داخل الدولة.
الرسائل الخارجية: وهي الرسائل التي يتم تبادلها بين الجهات الحكومية في الدولة الواحدة والبعثات الدبلوماسية والقنصلية للدول الأخرى.
عناصر الرسالة الرسمية
تتكون الرسالة الرسمية من العناصر التالية:
اسم الجهة المرسلة: ويجب أن يكون الاسم واضحًا ومحددًا.
اسم الجهة المتلقية: ويجب أن يكون الاسم واضحًا ومحددًا.
تاريخ الرسالة: ويجب أن يكون التاريخ دقيقًا ومكتوبًا وفقًا للتقويم الرسمي للدولة.
موضوع الرسالة: ويجب أن يكون الموضوع واضحًا ومختصرًا ومحددًا.
نص الرسالة: ويجب أن يكون النص واضحًا وموجزًا ومكتوبًا بلغة رسمية.
التوقيع: ويجب أن يكون التوقيع واضحًا ومحددًا.
قواعد كتابة الرسائل الرسمية
هناك عدد من القواعد التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية، ومن أهمها:
استخدام لغة رسمية واضحة وموجزة.
استخدام أسلوب مهني محايد.
تجنب استخدام اللغة العامية أو المصطلحات غير الرسمية.
استخدام الخطوط والتنسيقات المتعارف عليها في الكتابة الرسمية.
مراعاة الآداب العامة في كتابة الرسائل الرسمية.
أخطاء شائعة في كتابة الرسائل الرسمية
هناك عدد من الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة الرسائل الرسمية، ومن أهمها:
استخدام لغة عامية أو مصطلحات غير رسمية.
استخدام أسلوب غير مهني أو غير محايد.
عدم مراعاة الآداب العامة في كتابة الرسائل الرسمية.
عدم استخدام الخطوط والتنسيقات المتعارف عليها في الكتابة الرسمية.
عدم مراعاة القواعد الأساسية لكتابة الرسائل الرسمية.
خاتمة
الرسالة الرسمية هي وثيقة مهمة تستخدم للتواصل الرسمي بين الجهات المختلفة. ويجب أن تُكتب الرسائل الرسمية وفقًا لقواعد وأصول محددة، ويجب أن تتضمن معلومات معينة، مثل اسم المرسل والمتلقي، وتاريخ الرسالة، وموضوع الرسالة، ونص الرسالة، والتوقيع. وهناك أنواع عديدة من الرسائل الرسمية، ومن أهمها الرسائل الصادرة والرسائل الواردة والرسائل الداخلية والرسائل الخارجية. وتتكون الرسالة الرسمية من عدد من العناصر، مثل اسم الجهة المرسلة واسم الجهة المتلقية وتاريخ الرسالة وموضوع الرسالة ونص الرسالة والتوقيع. وهناك عدد من القواعد التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية، ومن أهمها استخدام لغة رسمية واضحة وموجزة واستخدام أسلوب مهني محايد وتجنب استخدام اللغة العامية أو المصطلحات غير الرسمية واستخدام الخطوط والتنسيقات المتعارف عليها في الكتابة الرسمية ومراعاة الآداب العامة في كتابة الرسائل الرسمية. وهناك عدد من الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة الرسائل الرسمية، ومن أهمها استخدام لغة عامية أو مصطلحات غير رسمية واستخدام أسلوب غير مهني أو غير محايد وعدم مراعاة الآداب العامة في كتابة الرسائل الرسمية وعدم استخدام الخطوط والتنسيقات المتعارف عليها في الكتابة الرسمية وعدم مراعاة القواعد الأساسية لكتابة الرسائل الرسمية.