مقدمة
تعد فواتير المبيعات وثائق مهمة تستخدمها الشركات لتسجيل المعاملات التجارية وتتبعها. وهي بمثابة دليل على البيع أو الخدمة المقدمة، وتستخدم أيضًا في أغراض المحاسبة والضرائب. في الماضي، كانت الفواتير تُصدر يدويًا، مما كان يستغرق الكثير من الوقت والجهد. ومع ذلك، ومع التقدم التكنولوجي، أصبح من الممكن الآن إصدار الفواتير إلكترونيًا من خلال بوابات الويب المختلفة.
كيفية إصدار فواتير عن طريق البورتال
لتتمكن من إصدار فواتير إلكترونية عن طريق البورتال، يجب عليك أولاً التسجيل في إحدى بوابات الفوترة الإلكترونية المتاحة. بعد التسجيل، ستتمكن من الوصول إلى لوحة تحكم خاصة بك، حيث يمكنك إدارة فواتيرك وإصدارها بسهولة.
خطوات إصدار فواتير إلكترونية
1. إنشاء حساب:
يجب عليك أولاً إنشاء حساب على بوابة الفوترة الإلكترونية التي ترغب في استخدامها. ستحتاج إلى تقديم معلومات مثل اسم شركتك وعنوانها ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.
2. إضافة منتجاتك وخدماتك:
بمجرد إنشاء حسابك، يمكنك البدء في إضافة منتجاتك وخدماتك إلى نظام الفوترة الإلكترونية. ستحتاج إلى تقديم معلومات مثل اسم المنتج أو الخدمة ووصفه وسعره.
3. إعداد قالب الفاتورة:
يمكنك أيضًا إنشاء قالب فاتورة مخصص وفقًا لمتطلباتك. يمكنك اختيار تضمين معلومات مثل شعار شركتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك وشروط الدفع الخاصة بك.
4. إصدار الفاتورة:
بمجرد إعداد قالب الفاتورة، يمكنك البدء في إصدار الفواتير لعملائك. ما عليك سوى اختيار العميل الذي تريد إصدار فاتورة له، وتحديد المنتجات أو الخدمات التي تم بيعها، وتحديد الكمية والسعر لكل منتج أو خدمة، ثم إصدار الفاتورة.
5. إرسال الفاتورة إلى العميل:
بمجرد إصدار الفاتورة، يمكنك إرسالها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي. يمكنك أيضًا طباعة الفاتورة وتسليمها للعميل شخصيًا.
6. تتبع الفواتير:
يمكنك استخدام بوابة الفوترة الإلكترونية لتتبع الفواتير التي تم إصدارها والمدفوعة. يمكنك أيضًا إنشاء تقارير حول مبيعاتك وأرباحك.
مزايا إصدار الفواتير إلكترونيًا
هناك العديد من المزايا لإصدار الفواتير إلكترونيًا، منها:
توفير الوقت والجهد: يمكن إصدار الفواتير إلكترونيًا في غضون دقائق، مقارنة بالفواتير الورقية التي قد تستغرق ساعات أو أيامًا.
تحسين الدقة: الفواتير الإلكترونية أكثر دقة من الفواتير الورقية، لأنها يتم إنشاؤها وإصدارها بواسطة نظام آلي.
تقليل التكاليف: يمكن أن توفر الفواتير الإلكترونية المال على الشركات لأنها لا تتطلب طباعة أو إرسال بالبريد.
تحسين خدمة العملاء: يمكن للفواتير الإلكترونية أن تحسن خدمة العملاء لأنها يمكن إرسالها إلى العملاء بسرعة وسهولة.
تحسين الأمن: يمكن للفواتير الإلكترونية أن تحسن الأمان لأنها يتم تخزينها إلكترونيًا ولا يمكن الوصول إليها إلا بواسطة الأشخاص المصرح لهم بذلك.
أنواع الفواتير الإلكترونية
هناك نوعان رئيسيان من الفواتير الإلكترونية:
الفواتير الإلكترونية القياسية: وهي الفواتير التي يتم إنشاؤها وإرسالها إلكترونيًا، ولكنها ليست متوافقة مع أي معيار محدد.
الفواتير الإلكترونية المهيكلة: وهي الفواتير التي يتم إنشاؤها وإرسالها إلكترونيًا وفقًا لمعيار محدد، مثل معيار الفاتورة الإلكترونية الأوروبية (PEPPOL).
الفرق بين الفواتير الإلكترونية والتقليدية
الفواتير الإلكترونية هي وثائق رقمية تحتوي على المعلومات ذاتها الموجودة في الفواتير الورقية، مثل رقم الفاتورة وتاريخها واسم المورد والعميل والكمية والوصف والسعر الإجمالي. ومع ذلك، فإن الفواتير الإلكترونية تختلف عن الفواتير التقليدية في عدة جوانب، منها:
سرعة الإصدار والإرسال: يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية وإرسالها إلى العملاء في غضون دقائق، مقارنة بالفواتير الورقية التي قد تستغرق ساعات أو أيامًا.
الأمان: تعتبر الفواتير الإلكترونية أكثر أمانًا من الفواتير الورقية، لأنها يتم تخزينها إلكترونيًا ولا يمكن الوصول إليها إلا بواسطة الأشخاص المصرح لهم بذلك.
توفير التكاليف: يمكن للفواتير الإلكترونية أن توفر المال على الشركات لأنها لا تتطلب طباعة أو إرسال بالبريد.
تحسين خدمة العملاء: يمكن للفواتير الإلكترونية أن تحسن خدمة العملاء لأنها يمكن إرسالها إلى العملاء بسرعة وسهولة.
مستقبل الفواتير الإلكترونية
من المتوقع أن يزداد استخدام الفواتير الإلكترونية في المستقبل، وذلك بسبب مزاياها العديدة. ومن المتوقع أيضًا أن تصبح الفواتير الإلكترونية المهيكلة هي المعيار السائد، وذلك لأنها تسهل معالجة الفواتير وتبادلها بين الشركات.
خاتمة
تعد الفواتير الإلكترونية أداة مفيدة للشركات من جميع الأحجام. فهي توفر الوقت والجهد والمال، وتساعد على تحسين خدمة العملاء والأمن. إذا كنت لم تبدأ في استخدام الفواتير الإلكترونية حتى الآن، فإننا نشجعك على البدء اليوم.