مقدمة
تُعد الكتابة الوظيفية شكلًا مهمًا من أشكال الاتصال في مكان العمل، حيث تستخدم لنقل المعلومات والتعليمات وإصدار الأوامر والطلبات. ويجب أن تكون الكتابة الوظيفية واضحة وموجزة وسهلة القراءة والفهم.
أنواع الكتابة الوظيفية
هناك العديد من أنواع الكتابة الوظيفية، ومن أهمها:
المذكرات: تُستخدم المذكرات لإبلاغ الموظفين بالمعلومات المهمة المتعلقة بالعمل، مثل تغييرات في السياسات أو الإجراءات أو المواعيد النهائية.
التقارير: تُستخدم التقارير لتقديم المعلومات حول مشروع أو مهمة أو نشاط معين.
العروض التقديمية: تُستخدم العروض التقديمية لتقديم المعلومات بطريقة مرئية، وغالبًا ما تستخدم في الاجتماعات أو المؤتمرات.
رسائل البريد الإلكتروني: تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني للتواصل مع زملاء العمل والعملاء والموردين.
المقترحات: تُستخدم المقترحات لاقتراح فكرة أو مشروع جديد.
السير الذاتية: تُستخدم السير الذاتية لتقديم المعلومات عن مؤهلات وخبراة الشخص المتقدم لوظيفة.
خطابات التغطية: تُستخدم خطابات التغطية لتقديم السيرة الذاتية وإبداء الاهتمام بوظيفة معينة.
خصائص الكتابة الوظيفية الجيدة
تتميز الكتابة الوظيفية الجيدة بالعديد من الخصائص، ومن أهمها:
الوضوح: يجب أن تكون الكتابة الوظيفية واضحة وموجزة وسهلة القراءة والفهم.
الإيجاز: يجب أن تكون الكتابة الوظيفية موجزة قدر الإمكان، مع تجنب الإطالة والتكرار.
الدقة: يجب أن تكون الكتابة الوظيفية دقيقة وخالية من الأخطاء اللغوية والنحوية والإملائية.
الاحترافية: يجب أن تكون الكتابة الوظيفية احترافية ومهنية، مع تجنب استخدام اللغة العامية أو المصطلحات غير الرسمية.
المنظمة: يجب أن تكون الكتابة الوظيفية منظمة بشكل جيد، مع استخدام العناوين والفقرات لتنظيم المعلومات.
الجمالية: يجب أن تكون الكتابة الوظيفية جميلة ومرئية، مع استخدام الخطوط والرسومات والألوان بشكل مناسب.
خطوات كتابة مستند وظيفي
لتتمكن من كتابة مستند وظيفي جيد، اتبع الخطوات التالية:
حدد هدفك من الكتابة: ما هي المعلومات التي تريد نقلها؟ ما هي الإجراءات التي تريد أن يتخذها القارئ؟
حدد جمهورك: من هم الأشخاص الذين سيقرؤون المستند؟ ما هي خلفيتهم ومعرفتهم بالموضوع؟
جمع المعلومات: اجمع المعلومات التي تحتاجها لكتابة المستند. قد يشمل ذلك إجراء مقابلات أو استطلاعات أو مراجعة الوثائق أو البحث على الإنترنت.
حدد شكل المستند: هل تريد كتابة مذكرة أم تقرير أم عرض تقديمي أم رسالة بريد إلكتروني؟
اكتب مسودة أولى: ابدأ بكتابة مسودة أولى لمستندك. لا تقلق بشأن الكمال في هذه المرحلة.
راجع مسودتك: راجع مسودتك بعناية وتصحيح أي أخطاء. تأكد من أن المستند واضح وموجز ودقيق واحترافي ومنظم وجميل.
أعد كتابة مسودتك: بعد مراجعة مسودتك، أعد كتابتها لإجراء أي تغييرات ضرورية.
احصل على ملاحظات: اطلب من زميل أو مشرف أو صديق أو أحد أفراد العائلة مراجعة مستندك وتقديم ملاحظات.
أجري التعديلات النهائية: بعد الحصول على الملاحظات، قم بإجراء أي تعديلات نهائية ضرورية على مستندك.
أهمية الكتابة الوظيفية
تُعتبر الكتابة الوظيفية مهمة للغاية في مكان العمل، حيث أنها تُستخدم للتواصل بين الموظفين والعملاء والموردين. كما أنها تُستخدم لتقديم المعلومات حول المشاريع والمهام والأنشطة. كما أنها تُستخدم للتسويق للمنتجات والخدمات.
الخلاصة
تُعد الكتابة الوظيفية جزءًا مهمًا من التواصل في مكان العمل. وهي ضرورية لنقل المعلومات والتعليمات وإصدار الأوامر والطلبات. ويجب أن تكون الكتابة الوظيفية واضحة وموجزة وسهلة القراءة والفهم. كما يجب أن تكون دقيقة واحترافية ومنظمة وجميلة.