كيفية كتابة محضر اجتماع
مقدمة:
يعد كتابة محضر اجتماع عملاً روتينيًا ضروريًا لتوثيق الاجتماعات وتسجيل القرارات التي تم اتخاذها. ويساعد محضر الاجتماع أيضًا على تتبع مسار الاجتماع وتحديد المسؤوليات عن المهام المختلفة. ويمكن أن يكون محضر الاجتماع بمثابة مرجع مفيد في المستقبل.
1. الخطوات قبل الاجتماع:
حدد موعد الاجتماع والوقت والمكان.
أرسل دعوة لجميع المدعوين.
أعد جدول أعمال للاجتماع.
جهز المواد الضرورية للاجتماع، مثل الأقلام والورق والشاشات.
2. خلال الاجتماع:
سجل جميع النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها في الاجتماع.
لاحظ أي قرارات تم اتخاذها.
سجل أي مهام تم تعيينها لأي شخص.
انتبه إلى أي آراء مختلفة أو وجهات نظر معارضة.
3. بعد الاجتماع:
صياغة محضر الاجتماع في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع.
أرسل مسودة محضر الاجتماع إلى جميع المدعوين للمراجعة والموافقة.
أضف أي تغييرات أو تصحيحات ضرورية.
أرسل النسخة النهائية من محضر الاجتماع إلى جميع المدعوين.
4. محتوى محضر الاجتماع:
يجب أن يتضمن محضر الاجتماع على:
تاريخ ووقت ومكان الاجتماع.
أسماء الحاضرين والغيابين.
جدول أعمال الاجتماع.
ملخص النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها في الاجتماع.
أي قرارات تم اتخاذها.
أي مهام تم تعيينها لأي شخص.
أي آراء مختلفة أو وجهات نظر معارضة.
5. تنسيق محضر الاجتماع:
يجب أن يكون محضر الاجتماع منظمًا وسهل القراءة.
يجب أن يكون الخط واضحًا وكبيرًا بما يكفي للقراءة.
يجب أن تكون الفقرات قصيرة وسهلة القراءة.
يجب أن يتم تمييز النقاط الرئيسية بوضوح.
6. الحفاظ على محضر الاجتماع:
يجب أن يتم الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكان آمن.
يجب أن يتم الاحتفاظ بمحضر الاجتماع لمدة زمنية مناسبة.
يجب أن يتم توفير محضر الاجتماع لأي شخص يحتاج إليه.
7. استخدام محضر الاجتماع:
يمكن استخدام محضر الاجتماع لـ:
تتبع مسار الاجتماع.
تحديد المسؤوليات عن المهام المختلفة.
اتخاذ القرارات.
حل المشكلات.
إجراء متابعة للاجتماعات السابقة.
الخلاصة:
كتابة محضر الاجتماع هي مهارة مهمة لأي شخص يتولى منصبًا قياديًا أو إداريًا. ويمكن أن يساعد محضر الاجتماع على توثيق الاجتماعات وتسجيل القرارات التي تم اتخاذها. ويساعد أيضًا على تتبع مسار الاجتماع وتحديد المسؤوليات عن المهام المختلفة. ويمكن أن يكون محضر الاجتماع بمثابة مرجع مفيد في المستقبل.