صيغة محضر

مقدمة

محضر الاجتماع هو وثيقة مكتوبة تلخص ما دار في الاجتماع، بما في ذلك القرارات التي تم اتخاذها، والنقاشات التي جرت، والمواضيع التي تمت مناقشتها. تعد محاضر الاجتماعات مفيدة لعدة أسباب، منها أنها تساعد على توثيق ما دار في الاجتماع، وتساعد على متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها، وتساعد على إطلاع الغائبين عن الاجتماع على ما دار فيه.

أنواع محاضر الاجتماعات

هناك نوعان رئيسيان من محاضر الاجتماعات:

محضر مختصر: وهو ملخص قصير لما دار في الاجتماع، ويشمل عادة تاريخ الاجتماع، ومكان انعقاده، والحضور، والقرارات التي تم اتخاذها.

محضر مفصل: وهو ملخص مفصل لما دار في الاجتماع، ويشمل عادة تاريخ الاجتماع، ومكان انعقاده، والحضور، والقرارات التي تم اتخاذها، والنقاشات التي جرت، والمواضيع التي تمت مناقشتها.

عناصر محضر الاجتماع

يحتوي محضر الاجتماع عادةً على العناصر التالية:

تاريخ الاجتماع: وهو اليوم والشهر والسنة التي انعقد فيها الاجتماع.

مكان الاجتماع: وهو المكان الذي انعقد فيه الاجتماع.

الحضور: وهي قائمة بأسماء الأشخاص الذين حضروا الاجتماع.

الغياب: وهي قائمة بأسماء الأشخاص الذين تغيّبوا عن الاجتماع.

جدول الأعمال: وهو قائمة بالموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع.

القرارات التي تم اتخاذها: وهي قائمة بالقرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع.

النقاشات التي جرت: وهي ملخص للنقاشات التي جرت في الاجتماع.

المواضيع التي تمت مناقشتها: وهي ملخص للمواضيع التي تمت مناقشتها في الاجتماع.

أهمية محاضر الاجتماعات

تعتبر محاضر الاجتماعات مهمة لعدة أسباب، منها:

توثيق ما دار في الاجتماع: تساعد محاضر الاجتماعات على توثيق ما دار في الاجتماع، وهذا مفيد في حالة وجود نزاع أو خلاف حول ما حدث في الاجتماع.

متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها: تساعد محاضر الاجتماعات على متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع، وهذا مفيد لضمان أن يتم تنفيذ هذه القرارات بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.

إطلاع الغائبين عن الاجتماع على ما دار فيه: تساعد محاضر الاجتماعات على إطلاع الغائبين عن الاجتماع على ما دار فيه، وهذا مفيد لهم لمعرفة ما حدث في الاجتماع واتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على ذلك.

كيفية كتابة محضر اجتماع

هناك عدة خطوات يجب اتباعها لكتابة محضر اجتماع جيد، منها:

1. تحديد نوع محضر الاجتماع: يجب تحديد نوع محضر الاجتماع الذي تريد كتابته، هل هو محضر مختصر أم محضر مفصل.

2. تحديد عناصر محضر الاجتماع: يجب تحديد عناصر محضر الاجتماع التي تريد تضمينها في المحضر، مثل تاريخ الاجتماع ومكان انعقاده والحضور والقرارات التي تم اتخاذها والنقاشات التي جرت والمواضيع التي تمت مناقشتها.

3. كتابة محضر الاجتماع: يجب كتابة محضر الاجتماع بطريقة واضحة وموجزة، مع تجنب استخدام المصطلحات الفنية المعقدة.

4. مراجعة محضر الاجتماع: يجب مراجعة محضر الاجتماع بعد كتابته للتأكد من أنه دقيق وخالٍ من الأخطاء.

خاتمة

محاضر الاجتماعات هي وثائق مهمة تساعد على توثيق ما دار في الاجتماع، ومتابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها، وإطلاع الغائبين عن الاجتماع على ما دار فيه. يجب كتابة محاضر الاجتماعات بطريقة واضحة وموجزة، مع تجنب استخدام المصطلحات الفنية المعقدة.