خصائص الكتابة الوظيفية

الكتابة الوظيفية

مقدمة:

الكتابة الوظيفية هي شكل من أشكال الكتابة يتم استخدامه في مكان العمل للتواصل مع الزملاء والعملاء والجمهور. ويمكن استخدامها لمجموعة متنوعة من الأغراض، مثل تقديم المعلومات، وإصدار التعليمات، وإقناع القراء باتخاذ إجراء. ولتكون الكتابة الوظيفية فعالة، يجب أن تكون واضحة وموجزة وسهلة القراءة.

خصائص الكتابة الوظيفية:

1. الوضوح:

– يجب أن تكون الكتابة الوظيفية واضحة وسهلة الفهم.

– يجب استخدام لغة بسيطة ومباشرة، وتجنب استخدام المصطلحات والمختصرات التي قد لا تكون مألوفة لدى القراء.

– يجب تنظيم الأفكار بشكل منطقي، واستخدام العناوين والفقرات الفرعية لتسهيل القراءة.

2. الإيجاز:

– يجب أن تكون الكتابة الوظيفية موجزة ومختصرة.

– يجب تجنب الإطالة والتفاصيل غير الضرورية.

– يجب التركيز على النقاط الرئيسية، وتقديم المعلومات بطريقة واضحة وموجزة.

3. الدقة:

– يجب أن تكون الكتابة الوظيفية دقيقة وصحيحة.

– يجب التحقق من جميع المعلومات قبل تقديمها، وتجنب الأخطاء الإملائية والنحوية.

– يجب استخدام المصادر الموثوقة عند تقديم الحقائق والبيانات.

4. الموضوعية:

– يجب أن تكون الكتابة الوظيفية موضوعية وغير متحيزة.

– يجب تجنب استخدام لغة عاطفية أو تحريضية.

– يجب تقديم الحقائق والمعلومات بطريقة محايدة، والسماح للقراء بتكوين آرائهم الخاصة.

5. اللباقة:

– يجب أن تكون الكتابة الوظيفية مهذبة ولطيفة.

– يجب تجنب استخدام لغة مهينة أو مسيئة.

– يجب احترام آراء ومشاعر القراء، وتجنب الإدلاء بتعليقات سلبية أو انتقادية.

6. التوجيه إلى الجمهور:

– يجب أن تكون الكتابة الوظيفية موجهة إلى الجمهور المستهدف.

– يجب مراعاة مستوى المعرفة والخبرة لدى القراء، وتكييف اللغة والمحتوى وفقًا لذلك.

– يجب استخدام الأمثلة والقصص والشرح لتوضيح الأفكار المعقدة.

7. الامتثال للقواعد واللوائح:

– يجب أن تمتثل الكتابة الوظيفية للقواعد واللوائح المعمول بها في مكان العمل.

– يجب استخدام التنسيقات والخطوط المعتمدة، واتباع الإرشادات المتعلقة بالهوامش والمسافات بين الأسطر.

– يجب الحصول على الموافقات اللازمة قبل نشر أي مواد.

الخلاصة:

الكتابة الوظيفية هي أداة مهمة للتواصل في مكان العمل. ويمكن استخدامها لمجموعة متنوعة من الأغراض، مثل تقديم المعلومات، وإصدار التعليمات، وإقناع القراء باتخاذ إجراء. ولتكون الكتابة الوظيفية فعالة، يجب أن تكون واضحة وموجزة وسهلة القراءة. كما يجب أن تكون دقيقة وموضوعية ومهذبة وموجهة إلى الجمهور المستهدف. وأخيرًا، يجب أن تمتثل للقواعد واللوائح المعمول بها في مكان العمل.