مقدمة
محضر الكتابة هو سجل رسمي مكتوب للاجتماعات أو الإجراءات أو المناقشات. يتم استخدامه لتسجيل الدقائق الدقيقة لما حدث في الاجتماع، وكذلك أي قرارات أو إجراءات تم اتخاذها. يمكن أيضًا استخدام محضر الكتابة لأغراض قانونية، مثل تقديم دليل في المحكمة.
ما هو محضر الكتابة؟
محضر الكتابة هو وثيقة مكتوبة تحتوي على ملخص لما حدث في الاجتماع أو الحدث. وهو يتضمن عادةً تاريخ الاجتماع، والوقت، والمكان، والأسماء والانتماءات التنظيمية للحاضرين، وتلخيصًا للمناقشات التي جرت، والقرارات التي اتخذت، والإجراءات التي اتخذت.
أنواع محاضر الكتابة
هناك نوعان رئيسيان من محاضر الكتابة:
– محضر الكتابة اللفظي: وهو سجل حرفي لما قيل في الاجتماع، بما في ذلك الأسئلة والأجوبة والتعليقات.
– محضر الكتابة الملخص: وهو ملخص لما حدث في الاجتماع، ويتضمن النقاط الرئيسية للمناقشة والقرارات والإجراءات.
خطوات كتابة محضر الكتابة
للحصول على محضر كتابة جيد، اتبع الخطوات التالية:
– حدد نوع محضر الكتابة الذي تريد كتابته.
– حضر الاجتماع وقم بتدوين الملاحظات الدقيقة.
– بعد الاجتماع، قم بمراجعة ملاحظاتك واكتب مسودة لمحضر الكتابة.
– أرسل المسودة إلى المشاركين في الاجتماع لمراجعتها وإضافة أي تغييرات أو تصحيحات.
– قم بتحرير المسودة وإضافة أي تغييرات أو تصحيحات ضرورية.
– قم بتوزيع النسخة النهائية من محضر الكتابة على المشاركين في الاجتماع.
أهمية محضر الكتابة
– يساعد محضر الكتابة على ضمان وجود سجل دقيق لما حدث في الاجتماع.
– يمكن استخدام محضر الكتابة لأغراض قانونية، مثل تقديم دليل في المحكمة.
– يساعد محضر الكتابة على تتبع التقدم المحرز في مشروع أو مبادرة.
– يساعد محضر الكتابة على ضمان المساءلة والشفافية في المنظمات.
– يساعد محضر الكتابة على تحسين عملية صنع القرار من خلال توفير سجل للمناقشات والقرارات السابقة.
صياغة محضر الاجتماع
– استخدم لغة واضحة وموجزة.
– كن موضوعيًا وتجنب إبداء الآراء الشخصية.
– استخدم الأفعال بصيغة الماضي لوصف الإجراءات التي تم اتخاذها.
– استخدم الأسماء الكاملة للأشخاص الذين تمت الإشارة إليهم في محضر الكتابة.
– قم بتضمين تاريخ الاجتماع والوقت والمكان.
مراجعة محضر الاجتماع
– راجع محضر الكتابة بعناية للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية والإملائية.
– تأكد من أن محضر الكتابة مكتوب بطريقة واضحة وموجزة.
– تأكد من أن محضر الكتابة يتضمن جميع المعلومات ذات الصلة بالاجتماع.
الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات
– احتفظ بمحاضر الاجتماعات في مكان آمن.
– تأكد من أن محاضر الاجتماعات متاحة بسهولة للأشخاص الذين يحتاجون إليها.
– احتفظ بمحاضر الاجتماعات لفترة زمنية مناسبة.
الخاتمة
محضر الكتابة هو أداة مهمة لضمان وجود سجل دقيق لما حدث في الاجتماع. ويمكن استخدامه لأغراض قانونية، وتتبع التقدم المحرز في مشروع أو مبادرة، وضمان المساءلة والشفافية في المنظمات، وتحسين عملية صنع القرار.